「メモとタスク」について

🦅「メモとタスク」タブでは、ゲスト対応や業務連絡を一元管理できます。
ゲストからの要望や注意事項はメモ、対応が必要な作業はタスクとして記録・共有できます。
対象や優先度、タグを設定し、検索・フィルターで効率的に絞り込みが可能です。
よく使う入力内容はテンプレートとして保存でき、作成の手間を削減できます。
この記事では、「メモとタスク」タブの使い方をご紹介します。

「メモとタスク」タブへアクセスする方法

「メモとタスク」タブでは、どのような情報を確認できますか？

　音声で入力する手順

「メモとタスク」タブへアクセスする方法

予約カードを開きます
👉予約カードの開き方は、こちらをご覧ください。
「メモとタスク」タブをクリックします。

「メモとタスク」タブでは、どのような情報を確認できますか？

(A) メモ・タスクの追加／検索・フィルター

「メモを追加」ボタン
　ゲストからの要望や注意点などを記録する際に使用します。
「タスクを追加」ボタン
対応が必要な作業（例：備品の設置など）をタスクとして登録します。
検索バー
キーワードでメモ・タスクを絞り込みます。
フィルター
タグや優先度などで絞り込むことができます。

(B) メモ・タスクリスト

このエリアには、登録されたメモとタスクが時系列順に一覧表示されます。

メモ
タイトル、関連先（例：客室、予約など）、作成時刻が表示されます。
タスク
タイトル、タスクのステータス、関連先、作成時刻が表示されます。
左側の色付きバーで優先度が視覚的にわかるようになっています（高：赤／中：黄／低：緑）。

左側のリストからメモまたはタスクをクリックすると、その詳細がこのエリアに表示されます。

メモやタスクの内容、タグ、関連先（例：客室、予約など）を確認できます。
必要に応じて、編集・削除・完了ステータスの変更などの操作が可能です。

テンプレート機能について

繰り返し使用する項目は、テンプレートとして保存できます。
説明フォーマット、添付ファイル、優先度、タグなどを含めて保存しておくことで、次回以降の作成作業がスムーズになります。
👉️テンプレートの作成手順についてはこちらをご確認ください。

メモを作成する手順

「メモを追加」ボタンをクリックすると、メモ入力画面が表示されます。
テキストエリアにメモの内容を入力します。
💡項目名の横にアスタリスク（*）がついているものは入力必須項目です。
💡メモの内容を見やすく整理したい場合は、上部のテキスト編集ツールを活用してください。太字・斜体・箇条書き・リンク・画像の挿入などが可能です。
「関連先」フィールドをクリックすると、選択肢がドロップダウン形式で表示されます。リストから該当する項目を選択します。複数の項目を選択することも可能です。
・すべて選択: 全てのカテゴリーが自動的に適用されます。
・宿泊代表者: 代表ゲストに関するメモを記録します。
・予約: 予約全体に関する情報を記録します。
・客室: 特定の客室に関連する内容を記録します。
メモの重要度に応じて「低」「中」「高」から優先度を選択します。選択した優先度は色で表示され、高：赤／中：黄／低：緑となります。
メモにタグを追加します（任意）。「タグ」フィールドに関連キーワードを入力し、Enterキーを押して登録します。
💡「特別リクエスト」「アレルギー情報」など、タグを追加することで、メモの検索が容易になります。
💡予約に附帯サービスが含まれている場合は、該当のサービスをドロップダウンメニューから選択できます。
全ての項目を入力・設定後、右上の「送信」ボタンをクリックしてメモを保存します。

音声で入力する手順

音声で説明を入力すると、自動的にテキストに変換されます。

・音声入力の開始方法
メモエリア下部の「マイクボタン」をクリックすると、音声入力モードが起動します。言語は「日本語」「英語」「自動検出」から選択できます。

・録音中の操作

　音声入力中は、以下の操作が可能です：
　・a（×）：録音を中止して破棄
　・b（||）：一時停止
　・c（■）：録音を終了して次のステップへ進む

・録音終了後の操作

　録音を終了すると、以下の操作ボタンが表示されます：
　・a（×）：録音を破棄してキャンセル
　・b（↻）：再録音
　・c（紙飛行機）：音声入力内容をテキストとして確定し、反映

メモを編集する手順

リストから、編集したいメモをクリックします。
メモの詳細画面が表示されたら、右上の「ペンと紙」のアイコンをクリックします。
変更したい項目を編集し、「送信」ボタンをクリックして変更を保存します。

メモを削除する手順

リストから、編集したいメモをクリックします。
メモの詳細画面が表示されたら、右上の「ゴミ箱」のアイコンをクリックします。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、メモが削除され、リストからも削除されます。

タスクを作成する手順

「タスクを追加」ボタンをクリックすると、タスク入力画面が表示されます。
各フィールドを入力します。
💡項目名の横にアスタリスク（*）がついているものは入力必須項目です。
- タスク名 *必須
  タスクの名前を入力します。
- タスクのステータス *必須
  タスクの現在の進行状況を、「To Do」「進行中」「完了」の中から選択します（ドロップダウン形式）。
- 期限 *必須
  タスクの締切日を設定します。カレンダーアイコンをクリックして日付を選択してください。
- 詳細 *必須
  タスクに関する具体的な内容や指示を自由に入力します。文章の装飾、リンク、画像挿入なども可能です。
- 説明を音声入力
  👉️音声入力の手順についてはこちらをご確認ください。
- 優先度 *必須
  タスクの重要度や緊急性を「低」「中」「高」から選択します。
- 関連先 *必須
  タスクに関連するカテゴリを「予約」「ハウスキーピング」「ゲスト」から選択します。
  💡「ハウスキーピング」を選ぶと、タスクはハウスキーピングカレンダーに自動表示され、進捗や詳細をカレンダー上から直接確認・編集できます。
- アイテムを選択 *必須
  「関連先」で選択したカテゴリーに基づいて、具体的な関連アイテム（例：客室番号）を選択します。
- 担当者 *必須
  このタスクを担当するスタッフをドロップダウンから選択します。
- タグ
  タスクを分類・検索しやすくするためのキーワードやラベルを入力します。 💡 複数のタグを設定できます。
- テンプレートを使用
  👉️テンプレートの作成手順についてはこちらをご確認ください。
  
  💡タスクが「ハウスキーピング」カテゴリーに関連付けられている場合、そのタスクはハウスキーピングカレンダーにも表示されます。カレンダーでは、タスクのステータスを色分けされたインジケーターとして視覚的に確認でき、タイトルをクリックすることでタスクの詳細を直接開けます。
「送信」ボタンをクリックすると、タスクが作成されます。

タスクを編集する手順

リストから、編集したいタスクをクリックします。
タスクの詳細画面が表示されたら、右上の「ペンと紙」のアイコンをクリックします。
変更したい項目を編集し、「送信」ボタンをクリックして変更を保存します。

タスクを削除する手順

リストから、編集したいタスクをクリックします。
タスクの詳細画面が表示されたら、右上の「ゴミ箱」のアイコンをクリックします。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、タスクが削除され、リストからも削除されます。

フィルターを使う手順

「フィルター」ボタンをクリックします。
プルダウンメニューから条件を選択します。
各項目の右側にある矢印をクリックすると、選択肢が表示されます。必要な条件を選択し、フィルターを適用します。
選択した条件に該当するメモだけがメモリストに表示されます。
💡各フィルター名の横にある「✕」をクリックすると、フィルターを解除できます。
💡検索欄に特定のキーワードを入力して検索することもできます。

テンプレートを作成する手順

メモやタスクを作成し、必要な内容を入力します（通常の手順と同様です）。
フォーム下部の「テンプレートとして保存」をクリックし、表示される「新しいテンプレートを作成」をクリックします。
以下の項目を入力・設定後、「保存」ボタンをクリックしてテンプレートを保存します。

- テンプレート名
- このテンプレートを非公開にしますか？
  - ON ：「プライベートテンプレート」に設定（作成者のユーザーのみに表示される）
  - OFF：「共有テンプレート」に設定（同じホテル施設内の全てのユーザーに表示される）

テンプレートを編集する手順

メモ・タスクに、編集したい既存テンプレートの内容を反映させます。
👉既存テンプレートの内容を反映させるには、こちらをご覧ください。
変更したい項目を編集します。
フォーム下部の「テンプレートとして保存」をクリックし、表示されたテンプレートの中から、編集したいテンプレートの「上書きする」をクリックします。
変更したい項目を編集後、「保存」ボタンをクリックします。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、テンプレートの変更が保存されます。

テンプレートを削除する手順

フォーム下部の「テンプレートを使用」をクリックし、表示されたテンプレートの中から、削除したいテンプレートの「ゴミ箱」アイコンをクリックします。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、テンプレートが削除されます。

テンプレートを使用する手順

フォーム下部の「テンプレートを使用」をクリックし、表示されたテンプレートの中から、使用したいテンプレートの「テンプレートを使用」をクリックします。
💡各テンプレートの公開範囲が、以下の区別で分かるようになっています。
・公開（すべてのユーザーに表示）
・非公開（自分のみ閲覧可能）
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、メモに記入されていた内容が削除され、テンプレートの内容がメモに反映されます。

メモの確認はどこでできますか？

毎回メモタブでメモの有無を確認するのは手間がかかります。予約カードにアクセスせずにメモの有無を確認する方法をご紹介します。

カレンダーから確認する

メインメニューで「フロントデスク」をクリックします。
サブメニューで「カレンダー」をクリックします。
カレンダー上に表示されている予約名（ゲスト名）を確認します。ゲスト名の左上に小さな「▼」アイコンが表示されている場合、その予約にメモが登録されていることを示します。メモが登録されていない予約には、このアイコンは表示されません。
💡アイコンが表示されている場合は、必ずメモを開いて内容を確認しましょう。

ダッシュボードから確認する方法

トップメニューにある「ダッシュボード」アイコンをクリックします。
登録したメモが一覧で表示されます。

💡メモの特徴
- 優先度の表示: メモの左側には優先度を示す色が表示されます。高い場合は「赤色」、中程度は「黄色」、低い場合は「緑色」です。
  並び順: メモは時系列順に並び、最新のものがリストの一番上に表示されます。
- ピン固定: 各メモの右端にある「ピン」アイコンをクリックすると、そのメモをリストの一番上に固定できます。
- ゲスト情報: メモの下には作成した主要ゲストの名前が表示されます。ゲスト名の横にある「矢印」アイコンをクリックすると、そのゲストの予約カードに移動できます。

フィルターアイコンでメモを絞り込む

フィルターアイコンを使用すると、メモ作成時に付けたタグを基に表示をカスタマイズできます。必要なメモだけを簡単に絞り込むことが可能です。

タグの選択: 表示したいタグをチェックして選択します。
タグの選択解除: 不要なタグのチェックを外すと、該当するメモが非表示になります。

カレンダーアイコンで日付フィルターを利用する

カレンダーアイコンをクリックすると、日付を基準にメモを絞り込むことができます。

操作手順

「宿泊日数」または「メモ作成日」を選択: メモを絞り込む基準を選びます。
日付範囲を指定: 日付フィールドをクリックして、希望する日付範囲を選択します。
「送信」ボタンをクリック: 設定した条件に基づいて、該当するメモのみが表示されます。

タスクの確認はどこでできますか？

タスクは「タスク管理」画面で一覧表示され、内容やステータスの確認・変更が可能です。
👉️タスク管理の詳細についてはこちらをご確認ください。