タスク管理を利用する

🦅タスク管理機能を使うと、業務の進捗を一目で確認でき、タスクの作成や編集、削除が簡単に行えます。ステータスや期限、担当者を明確に管理できるため、作業の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性向上に役立ちます。
この記事では、タスク管理の使い方とポイントをご紹介します。

タスク管理へアクセスする方法

タスクを作成する手順

タスク管理ではどのような情報を確認できますか？

　タスクリスト（リスト表示）

　カレンダー（カレンダー表示）

タスク管理へアクセスする方法

メインメニューから「フロントデスク」をクリックします。
サブメニューから「タスク管理」をクリックします。

タスクを作成する手順

右上の、「＋タスクを作成」ボタンをクリックします。
ポップアップ画面が表示されます。各フィールドを入力します。
💡項目名の横にアスタリスク（*）がついているものは入力必須項目です。
- タスク名 *必須
  タスクの名前を入力します。
- タスクのステータス *必須
  タスクの現在の進行状況を、「To Do」「進行中」「完了」の中から選択します（ドロップダウン形式）。
- 期限 *必須
  タスクの締切日を設定します。カレンダーアイコンをクリックして日付を選択してください。
- 詳細 *必須
  タスクに関する具体的な内容や指示を自由に入力します。文章の装飾、リンク、画像挿入なども可能です。
- 優先度 *必須
  タスクの重要度や緊急性を「低」「中」「高」から選択します。
- 音声で説明を入力
  
  音声で説明を入力すると、自動的にテキストに変換されます。
  ・音声入力の開始方法
  メモエリア下部の「マイクボタン」をクリックすると、音声入力モードが起動します。言語は「日本語」「英語」「自動検出」から選択できます。
  
  ・録音中の操作
  　音声入力中は、以下の操作が可能です：
  　・a（×）：録音を中止して破棄
  　・b（||）：一時停止
  　・c（■）：録音を終了して次のステップへ進む
  
  ・録音終了後の操作
  　録音を終了すると、以下の操作ボタンが表示されます：
  　・a（×）：録音を破棄してキャンセル
  　・b（↻）：再録音
  　・c（紙飛行機）：音声入力内容をテキストとして確定し、反映
- 関連先 *必須
  タスクに関連するカテゴリを「予約」「ハウスキーピング」「ゲスト」から選択します。
  💡「ハウスキーピング」を選ぶと、タスクはハウスキーピングカレンダーに自動表示され、進捗や詳細をカレンダー上から直接確認・編集できます。
- アイテムを選択 *必須
  「関連先」で選択したカテゴリーに基づいて、具体的な関連アイテム（例：客室番号）を選択します。
- 担当者 *必須
  このタスクを担当するスタッフをドロップダウンから選択します。
- タグ
  タスクを分類・検索しやすくするためのキーワードやラベルを入力します。
  💡 複数のタグを設定できます。
- テンプレートを使用
  👉️テンプレートの作成手順についてはこちらをご確認ください。
  
  💡タスクが「ハウスキーピング」カテゴリーに関連付けられている場合、そのタスクはハウスキーピングカレンダーにも表示されます。カレンダーでは、タスクのステータスを色分けされたインジケーターとして視覚的に確認でき、タイトルをクリックすることでタスクの詳細を直接開けます。
最後に「送信」ボタンをクリックすると、タスクが作成されます。

タスクを編集する手順

タスクリストから、編集するタスクの「︙（3つドットのアイコン）」をクリックします。
「編集」を選択します。
ポップアップ画面が表示され、更新可能な項目が一覧で表示されます。変更したい項目を修正します。
「送信」ボタンをクリックすると、変更内容が適用されて保存されます。
💡タスクリストビューに「作成者」「作成日時」「完了日時」などのメタデータが追加され、各タスクカード上部にも明確に表示されます。
💡左下の「タスクを共有」をクリックすると、タスク個別のURLがコピーされます。このURLを共有すると、スタッフ同士で簡単にタスクを共有できます。

タスクを削除する手順

タスクリストから、削除するタスクの「︙（3つドットのアイコン）」をクリックします。
「削除」を選択します。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、タスクが削除され、リストからも除外されます。

テンプレートを作成する手順

通常通りタスクを作成し、必要な情報を入力します。
フォーム下部の「テンプレートとして保存」をクリックし、表示される「新しいテンプレートを作成」をクリックします。
以下の項目を入力・設定後、「保存」ボタンをクリックしてテンプレートを保存します。
- テンプレート名
- このテンプレートを非公開にしますか？
  - ON ：「プライベートテンプレート」に設定（作成者のユーザーのみに表示される）
  - OFF：「共有テンプレート」に設定（同じホテル施設内の全てのユーザーに表示される）
    
    💡「アイテムを選択」で表示される内容は、タスクの種類によって異なるため、テンプレートには保存されません。

テンプレートを編集する手順

タスクに、編集したい既存テンプレートの内容を反映させます。
👉既存テンプレートの内容を反映させるには、こちらをご覧ください。
変更したい項目を編集します。
フォーム下部の「テンプレートとして保存」をクリックし、表示されたテンプレートの中から、編集したいテンプレートの「上書きする」をクリックします。
変更したい項目を編集後、「保存」ボタンをクリックします。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、テンプレートの変更が保存されます。

テンプレートを削除する手順

フォーム下部の「テンプレートを使用」をクリックし、表示されたテンプレートの中から、削除したいテンプレートの「ゴミ箱」アイコンをクリックします。
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、テンプレートが削除されます。

テンプレートを使用する手順

フォーム下部の「テンプレートを使用」をクリックし、表示されたテンプレートの中から、使用したいテンプレートの「テンプレートを使用」をクリックします。
💡各テンプレートの公開範囲が、以下の区別で分かるようになっています。
- 公開（すべてのユーザーに表示）
- 非公開（自分のみ閲覧可能）
確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、タスクに記入されていた内容が削除され、テンプレートの内容がタスクに反映されます。

タスク管理ではどのような情報を確認できますか？

タスク管理では、タスクの進捗や担当者、優先度などをタスクリストとカレンダーで確認できます。用途に応じて表示形式を切り替えながら管理しましょう。

タスクリスト（タスク表示）

(A) 月の選択

カレンダーアイコンをクリックして、特定の月を選択します。
💡「▶|」をクリックすると 1ヶ月後、「▶▶」をクリックすると半年後の日付に移動します。「|◀」は 1ヶ月前、「◀◀」は半年前に戻ります。「本日」ボタンをクリックすると、現在の日付のある月に戻ります。

(B) 表示の切り替え

タスク管理では、タスクリストとカレンダーを切り替えて表示できます。

タスクリスト
タスクを一覧で管理し、詳細を確認できます。
カレンダー
タスクのスケジュールを視覚的に確認できます。

(C) 項目の説明

タスク名
タスクの内容を示すタイトルです。
タスク詳細
タスクの具体的な説明です。作業内容や補足情報が含まれます。
タスクのステータス
タスクの進捗状況を表します。「進行中」「完了」「ToDo」「キャンセル」の4つの状態があります。ステータスをクリックすると変更できます。
担当者
タスクを担当するユーザーの名前が表示されます。
優先度
タスクの重要度を示します。「高」「中」「低」の3段階で分類されます。
関連先
タスクが関連する対象（予約、ゲスト、ハウスキーピング）が表示されます。
アイテム
タスクに紐づく固有の識別子（例: 予約番号や設備管理番号）が表示されます。
更新日時
タスクが最後に変更された日時が表示され、進捗や編集履歴を確認できます。
期限
タスクの完了期限が表示されます。期限を過ぎると赤字で表示されます。
完了日時
タスクが完了した日時が表示されます。未完了の場合は「-」となります。
タグ
タスクに付与されたラベルやカテゴリーが表示されます。特定のタスクをグループ化する際に使用します。
客室タイプ
タスクが関係する客室のタイプが表示されます。
客室番号
タスクが関連する特定の客室の番号が表示されます。
フロア番号
タスクが関連するフロアの番号が表示されます。特定の階層に紐づく作業の場合に役立ちます。
予約番号
タスクに関連する予約の識別番号が表示され、予約情報と紐づいたタスク管理に活用できます。
ゲスト
タスクが関連するゲストが表示されます。

(D) 「＋タスクを作成」ボタン

「＋タスクを作成」ボタンをクリックして、新しいタスクを作成できます。
👉️タスクを作成する手順はこちらからご確認いただけます。

(E) タスクのステータス

タスクのステータスは色分けで表示されます。「完了」「進行中」「ToDo」「キャンセル」「すべて」の項目から、ステータスを確認できます。

(F) 操作アイコン

アイコンを選択して6つの操作を実行することができます。

(a) 列アイコン
各カラムのスイッチコントロールをクリックして、表示をON/OFFに変更できます。
(b) フィルターアイコン
フィルタリストが表示されます。各項目のチェックボックスをON/OFFすることで、表示する項目を絞り込むことができます。
(c) 密度アイコン
データテーブルの行間（表示密度）を調整できます。「コンパクト」「標準」「コンフォタブル」の3つのオプションから選択可能です。
(d) エクスポートアイコン
データをCSVやExcelでダウンロードできます。
(e) プリントアイコン
データを印刷するためのプレビュー画面に移動します。
(f) 編集アイコン
タスク名やタスク詳細をセル上で更新できます。