「メッセージ」について

予約ごとのEメール対応を一元管理して、業務を効率化しましょう

🦅予約ごとにEメールでのやり取りを管理できるメッセージ機能を使うことで、ゲスト対応がよりスムーズになります。予約カード内から直接メールを作成・送信でき、宛先にはゲスト情報が自動で入力されます。やり取りはスレッド形式で一覧表示されるため、過去の履歴も簡単に確認できます。
各予約にひもづいたコミュニケーションを一元的に管理することで、フロント業務の効率化と情報共有の精度向上につながります。
この記事では、「メッセージ」タブで利用できる主な機能と操作手順をご紹介します。

💡メッセージ機能を利用するには、メールプロバイダーの設定が必要です。
👉️メールプロバイダーの設定方法についてはこちらをご覧ください。

メッセージタブへアクセスする手順

ゲストにメッセージを送信する手順

　メッセージ詳細画面でできること

メッセージタブへアクセスする手順

メインメニューから対象の予約を開きます。
👉️予約カードにアクセスする手順はこちらの記事をご確認ください
予約カード画面の上部タブから「メッセージ」タブをクリックします。

ゲストにメッセージを送信する手順

「新規メッセージ」ボタンをクリックします。
メッセージ作成フォームが表示されます。
宛先欄には、予約に紐づくゲストのメールアドレスが自動で表示され、ドロップダウンから簡単に選択できます。
件名と本文を入力します。
- テキスト：
  リッチテキスト形式に対応しており、太字、斜体、リンク、リスト、画像の挿入などが可能です。
- クリップアイコン：
  ファイルを添付（25MBまで）できます。
- 「テンプレートから作成」ボタン：
  表示されるテンプレート一覧から、使用したいテンプレートを選択します。テンプレートは「自動送信テンプレート」と「マーケティング・テンプレート」の2種類に分類されており、用途に応じて選択できます。
  
  👉️テンプレートの新規作成、編集は、Eメールテンプレート画面から行えます。詳細な作成手順はこちらをご参照ください。
  
  テンプレート選択後、すでに入力中のメッセージがある場合は、確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、テンプレート内容で上書きされ、件名・本文が即時反映されます。
  💡上書き後も、送信前に自由に編集可能です。
内容を確認のうえ、「送信」ボタンをクリックすると、Eメールがゲストに送信されます。

💡送信済みのメッセージは、スレッド形式で一覧表示されます。

メッセージ詳細画面でできること

ゲストとのメッセージ詳細画面では、以下の操作が可能です。

a: 返信
画面右上またはメッセージ下部にある「返信」ボタンをクリックすると、該当スレッドに対する返信メッセージの作成画面が表示されます。
b: タスクの作成
右上のタスクアイコンをクリックすると、このメッセージ内容をもとに新しいタスクを作成できます。メッセージ本文はタスクの説明欄に自動転記され、タスクの種類・担当者・期限などをそのまま設定できます。
👉️ タスク管理の詳細はこちらをご確認ください。