オンラインチェックインを活用し、チェックイン業務を短縮しましょう
🦅 オンラインチェックインとは、ゲストが予約完了後に自動で送られてくるオンラインチェックイン用のURLへアクセスすることにより、チェックイン時にフロントで必要な手続きを事前に済ませることができる機能です。 宿泊施設はゲストとのフロントでのやり取りがなくなるため、チェックインの際に対応工数を削減でき、少人数でもチェックインオペレーションを行うことができるようになります。また、WASIMILには顧客管理機能（CRM）が備わっているため、宿泊施設はゲストの入力した宿泊情報を電子データとして漏れなく取得することができ、顧客管理の工数削減も可能になります。ゲストへ送るオンラインチェックインのためのURLもWASIMILの管理画面上で自動送信のタイミングと内容を設定することも可能です。
目次
ゲストが事前にオンラインチェックインを行っていないときの対処法について
オンラインチェックインのフローについて
オンラインチェックインは以下のフローでゲストに利用をしてもらいます。
上記の図のフローを宿泊施設側の運営の観点を入れて細かく解説していきます。
1. ゲストにオンラインチェクインのURLを送る設定を行う。
ゲストがオンラインチェックインの画面にアクセスするためには、事前にオンラインチェックインURLを発行し、ゲストに送る必要があります。このオンラインチェックインURLはマーケティング＞Emailテンプレートから設定が可能です。詳しくはマーケティングのEmailテンプレートからご確認ください。
2. ゲストへオンラインチェックインのURLを送る。
自動送信されたURLへ宿泊者がアクセスをすると「オンラインチェックイン」の画面が表示されます画面が表示されたら「はい、チェックインへ進みます」を押します。.png?width=467&height=341&name=%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%81%E3%82%A7%E3%83%83%E3%82%AF%E3%82%A4%E3%83%B3%26%E3%82%B2%E3%82%B9%E3%83%88%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%82%BF%E3%83%AB%E8%B3%87%E6%96%99%20(202422%E4%BD%9C%E6%88%90).png)
3. ゲストに必要情報を入力してもらう。
「＊」がついている箇所は必須記入事項です。施設側で情報のカスタマイズが可能なため、以下は例としてご参考にしてください。
緑の枠が囲ってある情報はすでに入力されており、情報を複数登録ができる項目です。
👉 ポイント①：メールアドレスについて OTA経由の場合、OTAが発行をした仮想メールアドレスが自動的に緑枠で囲われた情報として登録がされていますが、WASIMILでは利用者の個人のメールアドレスをなるべく記入してもらえるように、OTAのメールアドレスを取得したとしても緑色で囲い、個人のメールアドレスを記入するように促しています。
👉 ポイント②：居住国について 居住国が日本でない場合、次の身分証明書のアップロード画面にて身分証明書が必須の項目になります。日本が居住国の場合は、自動的に身分証明書のアップロードが任意項目になります。
4. 身分証明書の登録
外国人の場合はアップロード必須の項目です。「ファイルの追加」を押すとカメラが立ち上がり、写真を撮影することができます。
※カメラがついてるディバイスであればカメラからの撮影、またはファイルのアップロードで登録が可能です。（スマートフォン、PCでも同様です。）
※前画面で日本国籍を選んだ場合は「スキップ」が表示され身分証明書のアップロードを行う必要がなくなります。
登録が完了したら以下の画面に遷移し、次の画面に進めるようになります。
👉 ポイント①：パスポートの数について ゲストが複数名の場合は、人数分の情報登録の画面が立ち上がるようになっています。
👉 ポイント②：パスポートの保存先について パスポート情報はWASIMILのCRM情報に自動登録されます。セキュリティの整ったクラウド上に無制限で登録をすることができるため、紙での保存の必要がなくなります。
5. サインの記入
「Add Signature」を押すと、サインを書く事ができる画面が立ち上がります。タブレットやスマートフォンの場合は指でサイン、パソコンの場合はドラックをしながら記入します。
以下の画面に遷移し、「送信」のボタンを押せばサインの登録が完了です。
オンラインチェックイン完了です。上記登録された情報は予約カードの「ゲスト情報」タブから確認が可能です。また、「ゲストポータルへ移動」を押せばゲストポータルに移動することができます。ゲストポータルに関する説明はこちらをご確認ください。%20(1).png?width=468&height=341&name=%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%81%E3%82%A7%E3%83%83%E3%82%AF%E3%82%A4%E3%83%B3%26%E3%82%B2%E3%82%B9%E3%83%88%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%82%BF%E3%83%AB%E8%B3%87%E6%96%99%20(202422%E4%BD%9C%E6%88%90)%20(1).png)
ゲストが事前にオンラインチェックインを行っていないときの対処法について
オンラインチェックインは、チェックイン前にゲストに情報を提供を促す手段ですが、強制的に事前に情報を受け取るためのツールではありません。したがって、現地についた際にまだオンラインチェックインができていなかったということが発生する可能性があります。
オンラインチェックインのステータス情報
ゲストが事前チェックインをしているか否かは予約カードから確認をすることができます。
オンラインチェックインを対応済みの場合
- 右上の赤枠が「完了」というステータスに変わります。
右上の赤枠の箇所が「未対応」というステータスから変更がありません。
到着の当日まで未完了の場合は、フロントで設置しているタブレットから情報の入力、及びパスポートの撮影をする必要があります。
「未対応」のボタンを押し、オンラインチェックインをフロントですすめてください。